مهارات الاتصال الرئيسية للتعامل مع مديرك 4

في غابة مكان العمل ، كيف تتحدث ، هل يمكن أن يكون ذلك غير موات؟ ما هي الألغام الأرضية التي يجب تجنبها حتى لا تصبح هدفا للنقد العام؟ يجمع 4 مهارات عملية للتواصل في مكان العمل ، بحيث يمكنك التحول إلى جمهور محترف في بداية العام الجديد.

 مهارات الاتصال الرئيسية للتعامل مع مديرك 4

4 نقاط رئيسية لمهارات الاتصال:

لا أحد يعترض على الحاجة إلى التواصل في مكان العمل. ما مدى أهمية تطوير مهارات الاتصال؟ من الدراسات الاستقصائية للشركات الكبرى حول العالم ، يمكننا الحصول على لمحة عنها.

تبدو معرفة "الاتصال" واسعة وعميقة ، ولكن في الواقع ، طالما يمكنك إتقان المهارات الأساسية الأربع ، يمكن أن تكون مفيدة في معظم المواقف.

مهارة الاتصال 1: الاستماع

يتكون الاتصال الجيد من عنصرين: "الاستماع" و "الحوار". عندما تريد أن يتبنى الطرف الآخر آرائك الخاصة ، فمن الأفضل أن تتعلم الاستماع أولاً. بمجرد بناء جسر للتواصل ، يمكنك تحويل المبني للمجهول إلى نشط ، وسيكون من الأسهل الوصول إلى إجماع مع الطرف الآخر.

الاستماع هو أكثر من مجرد انتظار انتهاء الشخص الآخر من التحدث. تقسم لين شينيلا ، الخبيرة في مكان العمل ، مهارات الاستماع إلى نوعين:

 "الاستماع الفعال" و "الاستماع الوجداني". 

• يشير الاستماع الفعال إلى إعطاء ردود فعل إيجابية ، بما في ذلك الإيماء أو الابتسام بأدب ، في عملية سرد الطرف الآخر ، وعندما يذكر الطرف الآخر هذه النقطة ، يمكنه إعادة سردها بكلماته الخاصة. بهذه الطريقة ، يمكن للطرف الآخر أن يتأكد من نقل أفكاره بشكل صحيح ، وفي نفس الوقت يشعر بالتقدير.

• أما الاستماع التعاطفي ، فبالإضافة إلى فهم ما يريد الطرف الآخر التعبير عنه ، فإنه يستجيب أيضًا لمشاعره.

على سبيل المثال ، عندما تجد أن الطرف الآخر محبط ، ستستجيب بكلمات أكثر عاطفية ودافئة ، حتى يشعر الطرف الآخر بالفهم. سيساعد القيام بذلك الطرف الآخر على التخلي عن دفاعاته وإكمال الاتصال في حالة أكثر استرخاءً.

مهارة الاتصال 2: اختر الوقت المناسب

سواء كان ذلك في مكان العمل أم لا ، فإن اختيار الوقت المناسب للتحدث هو مهارة لا غنى عنها. على سبيل المثال ، عندما يكون المدير في حالة من الغضب ، إذا طرحت عليه سؤالًا صعبًا في هذا الوقت ، فسيتم توبيخك تسعة من كل عشرة فقط. ولكن بالنسبة لنفس المشكلة ، إذا أثيرت إعادة الانتخاب عندما يتوافق الأداء مع المعيار وكان الرئيس في مزاج جيد ، فهناك فرصة للحصول على حلول جيدة.

بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري أيضًا أن تكون قادرًا على تحديد طريقة الاتصال وفقًا لأولوية المسألة. إذا كنت ترغب في التواصل مع رئيسك بشأن الأحداث الرئيسية مثل تعديل الراتب وتعديل العقد والنظر في الاستقالة ، فيجب أن تأخذ زمام المبادرة لتطلب من رئيسك مناقشة وجهاً لوجه ، بدلاً من مجرد إبلاغ الطرف الآخر مع رسالة نصية أو خطاب.

عندما يتعلق الأمر بالعديد من الوحدات ، فمن الأفضل طرح المناقشة في اجتماع مشترك بين الإدارات. لا يقتصر الأمر على قدرة المشرفين في كل قسم على فهم التقدم في نفس الوقت وحل المشكلة بالطريقة الأكثر فاعلية ، بل يمكنهم أيضًا تجنب الحاجة إلى اجتماع آخر بين الإدارات لمناقشة العبء وتقليله.

مهارة الاتصال 3: إظهار الإخلاص

يدور التواصل حول حل الأشياء ، لذلك بغض النظر عن موقف الشخص الآخر ، لا ينبغي أن يكون هناك الكثير من المشاعر. عندما يكون لديك شيء تطلبه ، فمن الأفضل أن ترسم ابتسامة على وجهك ، ونظرة صادقة في عينيك ، ونبرة مهذبة لطلب المساعدة ، مما سيساعد في حل المشكلة.

أشار Zhang Liren ، الذي كان مديرًا للموارد البشرية في Hon Hai وهو الآن مستشار خاص لمعهد 104 للموارد البشرية ، إلى أن هناك "عيون" كثيرة في الاتصال في مكان العمل.

وأوضح أن "الواحد" يعني أولاً فهم شخصية وتفضيلات الطرف الآخر ، خاصة عند التواصل مع رئيسه.

إذا كان المدير يعلق أهمية كبيرة على الهدف ، فلا ينبغي أن يكون الحوار معه قذرًا ، بل يجب أن يكون مباشرًا في صلب الموضوع. إذا كان المدير شخصًا يهتم بالدقة والتفاصيل ، فيجب عليه إعداد خطة محددة مسبقًا قبل الاتصال ، وتجنب الأفكار الخيالية أو إعطاء ردود غير مؤكدة. إذا كان المدير يناشد الشعور ، فيجب أن يؤكد التواصل على العلاقة والتقدم مع الوحدة التعاونية.

وقال تشانغ ليرين كذلك إن "الموقف" يشير إلى "التفكير الانتقالي". في مكان العمل ، يجب على الأشخاص من مختلف الرتب والأقدمية والتخصصات عرض الأمر من زوايا مختلفة. إذا كان بإمكانك النظر في الموقف برمته من منظور الطرف الآخر في الوقت المناسب ، فسوف يساعد ذلك في تسريع حل المشكلة.

عندما يكون كل ما سبق في مكانه الصحيح ، اعتمد على مهارات الاتصال "الجيدة". هناك حيل للتواصل مع شخصيات مختلفة.

على سبيل المثال ، في مواجهة رئيسك في العمل ، يجب أن تكون "مفيدًا" ، وأن تعبر عن مشكلتك بعاطفة صادقة ، وتشرح الحلول الممكنة وكيف يحتاج مشرفك إلى المساعدة. في التواصل بين الإدارات ، من الضروري "تجميل السؤال وتجنب الإجابة". بالإضافة إلى الثناء على الطرف الآخر ، من الضروري أيضًا تجنب الخلافات ، والتعبير عن الامتنان للطرف الآخر بعد تلقي المساعدة.

إقرا أيضا:

6 طرق بسيطة لتناول طعام صحي أكثر

 كيف تتخلصين من الشيب المبكر؟

مهارة الاتصال 4: تقديم الملاحظات

عندما يقدم الطرف الآخر أي اقتراحات ، يجب أن يقدموا ملاحظاتهم وأن يكملوا خبراتهم الخاصة. حتى إذا كانت السياسة التي يقترحها الطرف الآخر ليست كما هو متوقع أو تتعارض مع أفكارهم الخاصة ، فمن الضروري مناقشة ومناقشة الأمور من منظور عقلاني ، مما سيساعد على تقدم العمل.

عندما لا يتردد بعضنا البعض في إبداء الرأي ، يمكن إثارة شرارات جديدة منها. هذه بالتأكيد ميزة إضافية للوظيفة أو الفريق أو الفرد.

ابدأ من شخصية المشرف وقم بتكييف طريقة الاتصال في أي وقت

لتحسين مهارات الاتصال في مكان العمل ، بالإضافة إلى اتباع القواعد المذكورة أعلاه ، يمكنك أيضًا تعلم كيفية "التواصل صعودًا" من منظور تحليل العلوم الاجتماعية.

يعد "نظام اختبار الشخصية" (البرامج الديناميكية الاحترافية ، PDP) الذي يشيع استخدامه من قبل شركات Fortune 500 أداة مهمة تستخدمها العديد من الشركات لتحليل خصائص القادة وإدارة المواهب.

يعتمد النظام على السمات الشخصية والأساليب السلوكية. يمكن تقسيم الموضوعات إلى خمسة أنواع: "النمر" و "الطاووس" و "البومة" و "الكوالا" و "الحرباء".

المشرفون "من نوع النمر" مستقلون وعمليون ويؤكدون على كفاءة العمل ويتصرفون بحزم. عندما يواجه حالة طارئة ، فهو عادة ما يكون هادئًا. عند التواصل مع مثل هذا المدير ، من المهم الوصول إلى النقطة على الفور حتى يتمكن من فهم الاستنتاج على الفور.

المدراء التنفيذيون في "الطاووس" صادرون ، مثل جو العمل الدافئ ، ولديهم سحر إقناع الآخرين. إذا كنت تتواصل مع هذا النوع من المشرفين ، فمن الأفضل أن تترك له مرحلة يلعبها ، وتجنب الاستيلاء على رئيس المشرف ، ويمكن حل المشكلة.

يتمتع المشرفون "من نوع البومة" بقدرة تفكير قوية ، ويؤمنون بتحليل المعلومات العقلاني ، والعمل خطوة بخطوة ، واتباع القواعد ، وتوخي الحذر. عند التواصل مع هؤلاء المشرفين ، يجب تقديم بيانات واضحة ، مصحوبة بتفسير وتحليل دقيقين ، من أجل الحصول على فرصة لإقناعه. في الوقت نفسه ، لتجنب أي شكوك ، فإن جميع القرارات هي الأفضل من حيث اللجوء إلى البيانات.

يختلف مشرف "الكوالا" عن أنواع المشرف المذكورة أعلاه ، وهو الشخص الذي يعلق أهمية قصوى على الموقف المتناغم للمنظمة. عادة ما يكون من السهل التعامل مع هذا النوع من المشرفين ، والمريض ، ولديه عادة توضيح السياق وتقييم ما إذا كان يتم احترامه أم لا. عند التواصل مع هؤلاء المشرفين ، امنحهم الوقت الكافي لاتخاذ القرارات والتركيز على مصالح الفريق.

والمديرين التنفيذيين "من نوع الحرباء" هم الأكثر مراوغة من جميع الأنواع. فهي مدروسة وحاسمة عند اتخاذ القرارات. في بعض الأحيان يركز على أهداف العمل ، وأحيانًا يركز على العلاقات الشخصية. عند التواصل مع هؤلاء المشرفين ، يجب أن تكون قادرًا على التمييز بين أولويات الأحداث ، وعند وصف الآراء الشخصية ، يجب عليك أيضًا فهم أهمية العقل والعقل.

بشكل عام ، من المستحيل تحقيق أهداف العمل بمفردها. لذلك ، فإن "الاتصال" هو مقرر إلزامي مهم بين الأشخاص سواء كان للأقسام العليا أو الدنيا أو الموازية. كلما تمكنت من إتقان المهارات ، زادت فرصتك في التميز في مكان العمل!